№13 Загружаем базу в Мэйл Чимп

Часто база подписчиков находится вне рассылочного сервиса и тому есть много причин: вы собираете информацию о клиентах при помощи своего сайта, офлайн способами или, возможно, собрались “переезжать” на другой сервис и поэтому выгрузили данные во внешний файл.

Тогда появляется необходимость загрузить базу для рассылок.

Загружать и обновлять данные можно автоматически, но на первых порах чаще всего это делается вручную.

Условно импорт базы можно разбить на три основных шага:

 

1 Подготовка базы

Допустим, ваша база выгружена в excel:

 Зная, какие данные вам нужны о подписчиках, вы удаляете лишние столбцы и приводите содержание файла к виду:

При этом постарайтесь отредактировать некорректно заполненные поля.

Понятное дело, для базы в 10 000 email это задача трудоёмкая, и стоит задуматься — окупит ли она себя? Но если адресов меньше 1000, лучше всё-таки потратить время на редактирование. И впоследствии завести привычку регулярно подчищать базу. Тогда объёмы информации для обработки  за раз уменьшатся.

Например, если в ячейке, которая должна содержать имя подписчика (желательно, полное, написанное с заглавной буквы) значится что-то вроде: олексей, gfdgfgf или Петров, то рассылочный сервис, впоследствии выдёргивая эту информацию в email кампанию, будет выдавать такие перлы:

олексей, у нас к вам деловое предложение

Здравствуйте, gfdgfgf!

Петров, отдадим светильник в хорошие руки… потестируете?

Соответственно, корректно здесь будет исправить содержимое первой ячейки на Алексей, gfdgfgf вообще удалить (пусть лучше подписчик останется безымянным, чем получит абракадабру в теме и содержании письма), фамилию также заменить на имя (если есть) или вычистить по примеру предыдущей ячейки.

Ячейки, разделяющие подписчиков на определённые типы, должны быть заполнены единообразно.

Допустим, вы подразделяете подписчиков на поставщиков, дилеров и конечных клиентов. При этом тип “дилер” у вас часто пишется по-разному: “Дилер”, “дилер”, “диллер” и т.д. Тогда на выходе вы получите как минимум три разных сегмента: то есть сможете рассылать письма Дилерам, дилерам и диллерам (а кого-то, может, и позабыть) — таковы уж особенности фильтрации во многих рассылочных сервисах и в том же excel.

Соответственно, здесь нужно привести содержание ячеек к одному корректному значению: дилер. Так вы не упустите из виду часть подписчиков, просто забыв включить их в список рассылки, и в дальнейшем избежите многих проблем при сегментации.

Соображение напоследок: чистая, грамотно подготовленная база — залог корректной, безошибочной рассылки как по сегментам, так и по персоналинализации обращения.

Когда файл с базой готов, переходим к следующему шагу:

 

2 Подготовка рассылочного сервиса

Для примера, конечно, возьму MailChimp, с которым сам работаю.

Создаём список внутри рассылочного сервиса:

  • Выбираем пункт горизонтального меню Lists, щёлкаем на большую красную кнопку слева Create List:

 

  • Сервис предлагает заполнить следующие поля:

 

list name (название листа рассылки);
default from name (имя отправителя, которое будет видеть подписчик в поле почтового клиента «от кого«);
default reply-to email (email, на который будут перенаправляться ответы подписчиков, если те захотят ответить на рассылку письмом);
default subject (тема письма по умолчанию — заполнять поле не обязательно; к тому же, чаще всего темы писем как правило бывают разные);
remind people how they got on your list (напоминание подписчику, почему он получает письма от вас — размещается в нижней части каждого письма автоматически).

Например:  Вы получили это письмо, так как подписаны на рассылку блога «Практичный email маркетинг».

+ ваша контактная информация:

company (компания);
address (адрес);
city (город);
zip/postal code (почтовый индекс);
country (страна);
state/province/region (область);
phone (контактный телефон).

Если не хотите сообщать таких подробных данных, то ставьте в этих полях прочерки.

Также есть возможность подключить email уведомления о новых подписчиках и отписках от вашей рассылки:

email me at alex@email-practice.ru when …

И предоставить подписчику возможность выбрать предпочитаемый формат писем: html, текстовый или для мобильных телефонов:

people can pick email format (HTML, plain-text, or mobile).

Этой последней опцией пока ещё ни разу не пользовался.

  • Сохраняем настройки:

 

Теперь настраиваем поля для выгрузки базы:

 

  • Settings / Fields and *|MERGE|* Tags:


  • Добавляем поля нужного типа  (кстати, это автоматически будет передано в конструктор формы подписки):

 

 

3 Загрузка базы

Мэйл Чимп поддерживает большое количество способов импортировать базу.

1 — Импорт базы из файла (формата csv или «блокнотовского» txt). Подходит для больших баз в сотни и тысячи email.

2 — Копирование напрямую из excel («копипаст»). Удобно для относительно небольших баз в десятки и сотни email.

3 - Импорт из различных онлайн сервисов:

Чаще всего я пользуюсь excel.

Импорт из электронной таблицы проводится простым копированием данных. Для этого открываем файл, выделяем нужные столбцы, копируем их (ctrl + c) и вставляем в соответствующее поле в Мэйл Чимп (ctrl + v):

Прежде чем запустить импорт, Мэйл Чимп попросит вас проверить соответствие полей.

Точно ли первый столбец вашей базы нужно сохранять, как email, второй, как имя, а третий, для примера, как фамилию?

Если вы заранее привели базу в порядок, то останется только подтвердить тип данных в столбцах, кликнув “ок”:

Если порядок столбцов в исходном файле и в сервисе отличается, то их несложно переставить местами:

Галочка «Auto-update my existing list (takes longer)» ниже ставится, если вы не загружаете базу с нуля, а обновляете уже существующую (например, список email тот же, но к нему добавились данные истории покупок подписчиков). На первых порах — когда вы только создаёте свой первый лист, это не обязательно.

Убедившись, что база вставлена корректно, запускаем импорт:

При импортировании небольших списков (100-200 email) загрузка происходит обычно мгновенно.

Если база крупнее, то это займёт некоторое время. Впрочем, Чимп тут же предлагает выслать уведомление на почту, когда импорт будет закончен. Однако, как правило, выгрузка email успевает закончится гораздо быстрее, чем вам действительно понадобится эта возможность.

Если email в базе повторяются, сервис заносит их в базу однократно.

Часть email может не загрузится — сервис может не принять email адреса, если сочтёт, что они содержат ошибки (например, нет значка @ или проставлены лишние точки).

Подробности о загрузке можно посмотреть в меню листа рассылки Stats:

 

Когда база загружена, самое время приступать к созданию email кампаний. Об этом ещё поговорим — но через раз.

В следующий же раз речь пойдёт о сегментации. Часто это довольно сложный момент. На какие сегменты поделить подписчиков, если о них практически ничего неизвестно, кроме email?

На самом деле, и из этой ситуации есть выход. Но об этом — уже в июне месяце.

 

P.S. Если вы ещё не подписались на мою рассылку — самое время это сделать. Я не только анонсирую свежие статьи блога, но и делюсь с подписчиками бонусной информацией, а также показываю отдельные приёмы email маркетинга на практике. До встречи в вашем почтовом ящике! :-)

 

 


  • Мария

    Алексей, спасибо! теперь осталось осветить тему, как чистить базу от неактивных адресов в MailChimp)

    • Alexey Efimov

      Мария, не за что)

      Чтобы выделить неактивные адреса в MailChimp, попробуйте воспользоваться рейтингом подписчиков: http://kb.mailchimp.com/article/how-do-you-determine-the-ratings-for-my-member-activity

      Думаю, нужная вам статистика наберётся примерно за полгода. Если через полгода рейтинг подписчика 2 звезды и меньше, можно дальше работать с ним, как с неактивным — т.е. пробовать активировать и, если не получается, отписывать от рассылки.

      Тему «реанимации» подписчиков разбирал Дмитрий Кот в своей книжке про email маркетинг: http://email-practice.ru/wp-content/Pdf-files/Email-marketing-guide_By-Dmitry-Kot_Mind-map.pdf

      Ну а в блоге до неё руки, думаю, тоже рано или поздно дойдут. Конечно, уже с более практическими подробностями)

  • Алексей, а Вы не могли бы подсказать способы слития баз в одну? Сталкивались ли Вы с такой задачей?

    • Alexey Efimov

      День добрый)

      Можно попробовать объединить все базы в Экселе, а потом импортировать в новый список. Или воспользоваться внутренним функционалом Чимп по переносу адресов из одного списка в другой. Однако могут быть нюансы.

      Если что-то не получится, напишите в ЛС: http://goo.gl/b2DFzH

      • попробовала вот этим способом — http://kb.mailchimp.com/article/can-i-combine-two-lists-into-one/#combine
        Но не удалось вот так автоматом. Пришлось вручную. Сохранила три из списка три вида (подписанные, удаленные и очищенные). Подписаные «подлила» в главный список. Удаленные и очищенные я загружала в основной список через «Отписать подписчиков» для того, чтобы не было дублей. Так как Мэилчимп загружает все файлы в CSV и вытащить только адрес можно через способ в экселе: Данные — Текст по таблицам — Формат данных с разделителями — Символ разделитель Запятая — Формат «Общий» и получила отдельные имейлы.
        Возможно, Вы уже знаете про этот способ). Я написала так… для читающих)

        • Наталья

          Екатерина, большое спасибо за ликбез по excel, очень пригодился описанный вами способ!

  • Katerina Denissova

    Добрый вечер! Не могу удалить из списка контактов отписавшихся людей. Пишет, что удалил, но они всё ещё в списке. :(

    • Alexey Efimov

      Здравствуйте, Катерина!

      По идее, отписавшиеся подписчики не будут получать письма, их можно вполне оставить в списке — они не раздувают тариф сервиса, т.к. при его подсчёте не учитываются.

      Тем не менее, если вам всё же нужно их удалить, то понадобится больше информации: как вы их удаляете, в каких количествах и т.п.

      Напишите мне, пожалуйста, личным сообщением: http://email-practice.ru/?p=147

      Будем разбираться:)

      • Katerina Denissova

        Добрый день! Спасибо большое, что ответили! Если это точно, что они не будут получать последующие письма, то мне этого достаточно! Если не точно, то буду писать вам личные сообщения :))